Il n’est pas aisé de réussir un onboarding à distance ou l’intégration en ligne de nouvelles recrues dans votre entreprise.

Mesures sanitaires obligent, le Covid-19 a favorisé le travail à distance. Aussi, de nombreuses entreprises ont vu changer leur manière de s’organiser, y compris la digitalisation de l’intégration des nouveaux collaborateurs. Cette étape est pourtant essentielle puisqu’il conditionne leur épanouissement dans leur cadre de travail. Découvrez les bonnes pratiques pour réussir l’onboarding à distance. 

Équiper la nouvelle recrue avant l’onboarding à distance

Avant le début de l’onboarding à distance, il est important de fournir à votre collaborateur le matériel de travail dont il a besoin. Ceci reflète une bonne image de votre entreprise, mais lui permet également d’être le plus tôt opérationnel. L’idéal est de lui envoyer les outils nécessaires à son poste une semaine avant son premier jour de travail. 

Intégrez dans le colis tout le matériel informatique, pour la visioconférence, les identifiants et mots de passe, etc. Faites-lui également parvenir les coordonnées des informaticiens, les logiciels utilisés et l’accès aux réseaux internes de l’entreprise. Il est tout aussi important qu’il accède aux documents présentant l’entreprise.

Organiser une réunion d’accueil le jour de l’onboarding à distance

Le procédé habituel d’un onboarding en présentiel doit être adapté au format à distance. Aussi, réservez au nouveau télétravailleur un accueil chaleureux. Pour ce faire, programmez une rencontre virtuelle pour lui présenter toute l’équipe. 

Pouvoir mettre un visage sur un prénom et savoir qui travaille dans quelle branche renforcera son sentiment d’appartenance à l’entreprise. Pour favoriser la création de liens, n’hésitez pas à permettre à la recrue d’échanger individuellement avec chaque membre de l’équipe. 

Choisir un encadreur pour l’onboarding à distance

Être encadrée pour l’onboarding à distance permet à la nouvelle recrue d’avoir des repères. L’encadreur sera là pour l’assister au quotidien au cas où elle aura besoin d’aide. Aussi, il est important de trouver un tuteur dans le membre de l’équipe. 

Il est judicieux que le collaborateur désigné encadreur soit volontaire. La bienveillance est en effet une qualité intrinsèque au tutorat. Un encadreur obligé peut notamment se révéler impatient et incompréhensif, ce qui désorientera rapidement et démotivera le nouvel arrivant.

Programmer régulièrement des rencontres virtuelles pendant l’onboarding à distance

L’étape de l’onboarding à distance après la présentation de l’équipe est de s’assurer de son intégration dans toute l’entreprise. Pour ce faire, vous pouvez organiser des rencontres virtuelles plus décontractées comme un e-apéro, un e-déjeuner ou un e-afterwork. 

Ce sera l’occasion de faire plus ample connaissance avec tous les collaborateurs sous un angle plus convivial et moins formel. Ces échanges permettront aussi à la recrue de se faire une idée du dynamisme interne de l’entreprise. Elle trouvera alors facilement sa place, même en travaillant à distance. 

Les échanges en ligne permettant également au nouveau membre de l’équipe de se sentir moins isolé. Il faut se rappeler que le télétravail est une pratique récente qui peut s’avérer déstabilisante.  

Garder le contact et assurer un suivi régulier durant l’onboarding à distance

L’onboarding à distance n’est pas toujours chose facile pour une entreprise. Il est difficile de détecter les signes de frustration ou de démotivation de la part de la recrue. C’est pour cette raison qu’il est important de maintenir le contact durant les premiers jours de travail. 

Aussi, programmez des appels téléphoniques ou des visioconférences au quotidien pour faire le point sur ses tâches. Restez à son écoute et n’hésitez pas à répondre à toutes ses interrogations. Ce sera aussi l’occasion d’évaluer ses réelles capacités. Au cas où elle rencontre des difficultés à se familiariser avec le télétravail, montrez-vous compréhensif et proposez-lui des formations. Mettez la confiance en lui expliquant qu’il ne s’agit que d’une situation temporaire.